Privacyverklaring

Privacyverklaring

Routebureau Groningen is een stichting zonder winstoogmerk en maakt zich sterk voor routegebonden recreatie. Wij adviseren, ontwikkelen en voeren werk uit voor verschillende opdrachtgevers.

Er zijn situaties waarin Routebureau Groningen persoonsgegevens verzamelt. We gaan op een veilige manier met die gegevens om en respecteren de privacy van de personen van wie we gegevens vastleggen. In dit document leggen we uit waar we de gegevens hebben opgeslagen en met welk doel. Ook vertellen we over je rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.

Als er na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of onduidelijkheden zijn over het gebruik van persoonsgegevens door Routebureau Groningen, neem dan gerust contact op!

 

Roderwolderdijk 60
9744 TH Hoogkerk
E-mail: routebureau@landschapsbeheergroningen.nl
Telefoon: 050-534 51 99

KVK nr. 52012875

Doel gegevensverwerking

Wij verzamelen persoonsgegevens met verschillende doelen:

  • Het kunnen uitvoeren van onze taak als werkgever, verzekeren en uitbetalen van medewerkers en vrijwilligers
  • Het kunnen uitvoeren van een overeenkomst waar je als betrokkene onderdeel van is/was. (Bijvoorbeeld: het aannemen of verstrekken van opdrachten, het betalen van rekeningen en verzenden van facturen).
  • Het versturen van de nieuwsbrief van Routebureau Groningen
    Deze nieuwsbrief is vooral gericht op het delen van informatie over onze organisatie en onze projecten. Voor de digitale versie verzamelen we voor- en achternaam en
    e-mailadres. Heb je aangegeven de papieren versie te willen ontvangen, dan verzamelen we voor- en achternaam en het postadres. Afmelden voor de nieuwsbrief kan per e-mail op routebureau@landschapsbeheergroningen.nl, door een link in de digitale versie, door met ons te bellen (050-5345199).
  • Het kunnen uitvoeren van onze taak als aanspreekpunt voor ‘onze’ vrijwilligers in de provincie Groningen.
  • Contact opnemen
    Als je contact met Routebureau Groningen opneemt via de website, verzamelen we je gegevens. In dit formulier vragen we alleen je naam en de benodigde gegevens om je te kunnen bellen of e-mailen. Als je een informatieverzoek of offerteverzoek invult, noteren we ook je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en projectomschrijving.
  • Analytics
    De website van Routebureau Groningen verzamelt gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina’s die je veel bezoekt.
  • Het bestrijden van ernstige bedreiging voor je gezondheid of veiligheid (calamiteiten).

We verwerken gegevens alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming of ter uitvoering van de overeenkomsten die we met je aangaan of omdat verwerking noodzakelijk is om jou in contact te brengen met collega’s binnen onze organisatie. Als het nodig is je gegevens te delen met andere organisaties, vragen we daarvoor je toestemming.

 

Ontvangers

Rouebureau Groningen deelt geen gegevens met anderen voor commerciële doelen. De gegevens die Routebureau Groningen ontvangt en verwerkt, worden voor noodzakelijke bewerkingen gedeeld met:

  • Andante (bedrijfssoftware, netwerk)
  • Mazars (accountant)
  • E-mail hosting
    De e-mail van Routebureau Groningen wordt gehost bij Antagonist B.V.  Als je contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Andante. De back-up hiervan wordt opgeslagen bij Laso. Deze back-up in encrypted en dus niet door derden in te zien.
  • Webhosting
    De website en back-ups van de website worden gehost bij TWOnline. Gegevens die je achterlaat op de website van Routebureau Groningen zijn op de servers van Antagonist B.V. opgeslagen.
  • Mailchimp digitale nieuwsbrieven
    De digitale nieuwsbrieven worden verstuurd met Mailchimp. Op het moment dat je je aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden je e-mailadres en naam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Mailchimp. We delen deze lijsten niet.
  • Google Analytics
    Google analytics verzamelt gegevens voor verbetering van de prestaties. Deze gegevens gaan over paginabezoek, regio en dergelijke en zijn niet te herleiden tot personen.
  • Google Formulieren
    Soms maken wij digitale formulieren via Google Docs. De gegevens die u hierop achterlaat, gebruiken wij enkel voor het doel dat op het formulier is vermeld. We delen deze gegevens niet.

 

Opslagperiode

Routebureau Groningen bewaart gegevens voor langere tijd, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling gegevens langer moeten bewaren. Hieronder vind je een overzicht van de bewaartermijnen.

  • Het versturen van nieuwsbrieven
    Je e-mailadres en voornaam slaan we op in ons eigen systeem en gebruiken we in Mailchimp. We slaan gegevens voor onbepaalde tijd op. Je kunt op elk gewenst moment uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een mail te sturen naar routebureau@landschapsbeheergroningen.nl.
  • Analytics
    De gegevens die Analytics op de website verzameld zijn anoniem, dus niet verbonden aan je naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.
  • Contact opnemen
    Op het moment dat iemand contact opneemt met Routebureau Groningen via e-mail, dan worden de gegevens die worden meegestuurd zoals bijvoorbeeld naam, bedrijfsnaam, en
    e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. We bewaren deze gegevens maximaal twee jaar, tenzij een overeenkomst ertoe leidt ze langer vast te leggen.

 

Beveiliging

We maken geen fysieke kopieën van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden alleen beheerd in ons netwerk en onze softwarepakketten zoals MS Office, Elvy en Exact. Wij beveiligen ons netwerk met een virusscanner (Trend Micro) en een spamfilter (GFI Mailessentials). Toegang tot het netwerk is beveiligd met een wachtwoord.

De persoonsgegevens die door Routebureau Groningen of door eerdergenoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord. Ook de computers en kopieermachines waarop we je gegevens kunnen openen zijn vergrendeld met een wachtwoord. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot persoonsgegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.

 

Jouw rechten

De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen. Om je te ondersteunen bij het uitoefenen van onderstaande rechten, vindt je op deze pagina ook enkele voorbeeldbrieven.

  • Recht op inzage
    Je hebt het recht om ten alle tijden je gegevens op te vragen die bij Landschapsbeheer Groningen vastgelegd en bewaard worden. Dat kan door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met Routebureau Groningen (routebureau@landschapsbeheergroningen.nl of 050 – 534 51 99 of door ons een brief te sturen). Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.
  • Recht op rectificatie
    Kloppen je gegevens niet of zijn ze veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door Routebureau Groningen (routebureau@landschapsbeheergroningen.nl of 050 – 534 51 99 of door ons een brief te sturen). Gegevens voor de digitale nieuwsbrief kun je aanpassen via link onderaan elke digitale nieuwsbrief.
  • Recht op overdracht
    Mocht het nodig zijn dat Routebureau gegevens die opgeslagen liggen overdraagt naar een andere partij, dan heb geldt het recht van overdracht. Hierbij draagt Routebureau Groningen al je gegevens over aan de andere partij. Neem daarvoor contact met Routebureau Groningen op via (routebureau@landschapsbeheergroningen.nl of 050 – 534 51 99 of door ons een brief te sturen)
  • Recht op wissen van gegevens
    Wil je niet langer dat jouw gegevens bij Routebureau Groningen vastgelegd zijn? Dan geldt het recht op het laten wissen van je gegevens (routebureau@landschapsbeheergroningen.nl of 050 – 534 51 99 of door ons een brief te sturen).
  • Recht op het indienen van een klacht
    Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat Routebureau Groningen niet op de juiste manier met je gegevens omgaat en je daar met ons niet uitkomt. Dit kan op de site van de AP.
  • Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
    Wil je niet dat Routebureau Groningen je gegevens gebruikt? Dan geldt het recht op het stoppen van het gebruik van persoonsgegevens. Neem daarvoor contact met Routebureau Groningen op (routebureau@landschapsbeheergroningen.nl of 050 – 534 51 99 of door ons een brief te sturen)

Gebruik maken van deze rechten kan via routebureau@landschapsbeheergroningen.nl%20 of met de brieven bij dit document. Om vast te stellen dat jij zelf die rechten uitoefent, hebben we een kopie nodig van je ID-bewijs, waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, ID-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. We streven ernaar om binnen twee weken te reageren.

 

Onze plichten

Routebureau Groningen verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk het uitoefenen van ons werk. Denk hierbij aan het aanbieden van diensten of producten van Routebureau Groningen en het informeren van onze klanten en achterban via e-mail of nieuwsbrieven. Wij verkopen gegevens niet aan anderen en zullen dat ook in de toekomst niet doen.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Een e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om het nieuwsbrief te kunnen versturen. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Routebureau Groningen de betreffende dienst niet aanbieden.

Mocht het nodig zijn gegevens die je hebt gedeeld met Routebureau Groningen met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan doen we dat alleen na het verkrijgen van jouw toestemming.

Routebureau Groningen behoudt zich het recht voor de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist of wanneer Routebureau Groningen dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Routebureau Groningen te beschermen. Daarbij trachten wij altijd het recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

 

Vragen

Als je wilt, kun je de privacy verklaring ook downloaden. Heb je nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.

routebureau@landschapsbeheergroningen.nl, Roderwolderdijk 60, 9744 TH, Hoogkerk, tel: 050-534 51 99, KVK Nr. 41010340.

Deel deze pagina